공무원 서무가 하는 일 - 지방직
JuneTein
이번 글은 지방공무원 서무에 대한 글입니다. 공무원 임용되시고 나서 한 달 정도만 지나면 자연스럽게 알시게 될텐데 아마도 이 글을 찾아 들어오신 분들은 이제 임용되셨거나 임용되신지 얼마 안되신 분들 중에서 '서무' 업무를 하게되신 분들이 아닐까 싶습니다. 저도 처음 서무를 맡게 되었을 때 대체 서무가 무슨 일을 하는 것인지 궁금해 했었던 기억이 납니다.
자치국이나 기획부서 국서무가 아니면 별로 어렵지 않습니다. 조직도 잘 보시면 대부분 7 ~ 8급이 서무를 맡고 있는 것을 보실 수 있을텐데 엄청나게 중요한 일이면 하급직에게 업무를 주지 않겠죠? 걱정 안하셔도 됩니다.
이 글은 2022년에 작성했던 글을 수정하였습니다.
서무란?
먼저 서무가 뭐냐면 '분장외의 사무'를 하는 사람을 말합니다. 사전적인 서무의 의미는 '특별한 명목이 없는 일반적인 사무'라고 나와있는데요. 영어로는 'General affairs'입니다. 말 그대로 개별업무가 아닌 실, 과, 소, 동에서 하는 업무를 한다고 생각하면 됩니다. 간혹 규모가 작은 부서는 서무에게 작은 개별업무를 주기도 합니다.
보통의 서무가 하는 일을 보면,
- 문서의 취합 및 배부
- 사무실 물품구입
- 간부(팀장 혹은 계장, 과장, 국장) 일정 파악
- 기록물, 보안, 물품
- 급여(안하는 시군구도 있음)
- 비상순번 정리 등 기타 잡무
1. 문서의 취합 및 배부
서무는 문서를 취합하고 배부 합니다.
문서의 배부
처음 시군구로 문서가 도착하면(요즘은 거의 모든 문서가 전자문서이므로 전자문서 위주로 설명을 하겠습니다.), 민원실에서 해당 부서로 1차 지정을 해줍니다.
그다음 2차로 서무가 우리 부서의 업무가 맡는지 확인을 하고 해당 업무담당자에게 그 문서를 지정 해줍니다. 우리부서에서 하는 일이 아니면 민원실에 전화를 해서 알리고 재지정 요청을 합니다. 그냥 바로 재지정 요청을 하지 마시고, 민원실에서도 단순 실수가 아닌 이상 이유가 있어서 우리 부서로 지정을 했을테니 한 번 알아보고 전화를 해보시는 것을 추천합니다.
이것도 조금 시간이 지나면 잘못 도착한 문서는 바로 재지정요청을 할 수 있습니다. 처음이니까 조심하자는 것이지요.
예를 들어, '도로점용허가 신청서'가 도착했다고 합시다. 우리 부서에서 누가 도로점용허가를 담당하는지 찾아보고 이 직원에게 문서를 지정 해주면 됩니다. 그런데 우리 부서가 아니라 옆 부서에서 도로점용허가를 한다면 최초 배부를 했던 민원실에 알려주면 되는 것이죠.
따라서, 서무가 되시면 우리 부서에서 누가 무슨 업무를 담당하고 있는지 알아야 합니다. 그래야 문서 지정 해주죠.
지자체마다 조금씩 다를 수 있는데, 문서배부 권한을 팀서무들에게 준 곳도 있을 수 있습니다. 이런 부서는 각 팀에서 자기네 문서를 알아서 가져가겠군요.
처음에는 당연히 누가 어떤 업무를 하는지 알 수 없기 때문에, 업무분장표 보면서 천천히 배부하시면 되고 가장 좋은 방법은 이전에 같은 제목의 문서를 누가 처리했나 보고, 그 사람에게 다시 지정을 해주면 됩니다.
과에서 인사이동이 많아 해당 업무를 한 사람이 바뀌었다고 하더라도 새로 그 업무를 맡게 된 사람에게 주면 되죠. 아마 업무분장 자체가 바뀐 경우에는 '이제는 김OO주사에게 지정해줘'라고 알려줄겁니다. 잘 기억해놨다가 그 직원에게 주면 됩니다.
문서가 많이 오는 부서는 하루에 수백개씩 문서가 도착합니다. 쌓이면 문서 배부하다가 날 새는 경우도 있고, 처리기한이 있는 문서들은 빨리빨리 배부를 해줘야 담당자가 업무를 처리할 수 있는 여유가 조금 생기기 때문에 미뤄둘만한 업무는 아닙니다.
-담당자가 없는 문서-
업무분장표를 아무리 뒤져봐도 담당자가 없는 문서가 있습니다. 옆자리에 앉은 선배에게 물어보면 되는데, 보통 그런 문서의 담당자는 서무입니다.
이를테면 'OO시 OO면 행정기구명칭 변경 안내' 이런 식의 문서는 본인으로 지정하고 선결받고 부서원에서 공람해주면 됩니다. 수신처가 '고,노,도,로'인 문서는 전국 각 지자체에 다 뿌리는 문서이므로 대부분 서무가 가져가면 된다고 보면 됩니다.
문서의 취합
보통은 공문으로 안오긴 하는데 예를 들어보겠습니다.
'2024년 5월 확대간부 회의 자료제출' 이런 문서가 총무부서나 행정자치과 등에서 도착하면, 회의자료 작성 담당자가 따로 있지 않으면 본인이 접수를 합니다.
그리고 각 팀서무들에게서 각 팀의 회의자료를 제출받고 팀장님 과장님 확인 후 회신을 해주면 됩니다.
이런 식으로 각 부서에서 뭔가를 모아서 전달하는 일은 보통 서무가 합니다.
2. 사무실 물품구입
서무는 사무실에 필요한 물품을 구입합니다. 볼펜이나 포스트 잇 따위의 문구부터 커피나 간식류도 구입을 하죠. 보통 이런 돈은 일반수용비의 사무관리비나, 부서운영업무추진비라고 예산이 정해져 있습니다.
부서 직원들의 수요를 잘 파악해서 한데 몰아 구입을 해두면 됩니다. 물건 사러 나갈 때가 외부로 출장나갈 일이 없는 서무가 출장을 가는 좋은 기회가 되기도 합니다.
책상이나 의자, 컴퓨터 같은 물품들은 부서에서 따로 구입하는 것이 아니라 물품으로 잡혀 있어서 재무과나 재산관리과 같은 부서에서 구입을 해서 배부를 해주니 각 부서에서 구입하는 것이 아닙니다. 독립기관인 읍면동사무소는 아마도 회계, 계약담당이 따로 있을테니 그 분에게 물어봅시다.
3. 간부 일정 파악
서무는 팀장님이나 과장 더 높게 국장님들의 일정을 파악하고 있는 것이 좋습니다.
보통 서무는 부서내 직원들의 휴가사정을 전부 다 볼 수 있으므로, 언제 어느 팀장님이 휴가고 과장님이 휴가인지 그리고 국장님이 언제 안계신지 등을 알아 놓으면 급한 결재를 못받아서 꼬이는 경우가 없겠죠.
해당 간부들에게 결재를 자주 받는 직원들은 본인들이 알아 보겠지만, 대부분의 직원들은 과장님 안계시면 서무에게 물어봅니다. 어디 갔냐, 언제 오시냐 등등 ^^
4. 기록물, 보안, 물품
서무의 3대 업무입니다. 말하자면 서무의 고유 업무라고 할 수 있겠습니다.
-기록물-
각 과에서 생산, 접수한 문서들을 정리하는 담당자 입니다. 원칙적으로 해당 업무의 담당자가 서고에 정리하여 보관을 하는데, 가끔 기록물 점검이나 파기를 하는 시즌이 오면 서무가 각 부서원들과 함께 정리를 총괄적으로 해야 합니다. 문서고 정리 안되어 있으면 서무가 혼납니다.
그리고 부서마다 다르긴 한데, 비문이라고 부르는 비밀문서들이 있습니다. 비문은 종류에 따라서 등급이 나누어져 있는데, 대외비라고 외부에 공개되어서는 안되는 중요 문서들을 말합니다. 보통 전쟁을 대비한 문서들인데 연초에 점검을 하니 우리 부서에 비문이 뭐뭐가 있어야 하는지 정도는 알아두어야 합니다. 비문 없어지면 중징계받습니다.
-보안과 물품-
사무실 보안과 물품의 1차 담당자가 서무입니다. 위에서 말한 비문 등의 기록물이 보관되어 있는 문서고의 보안담당자이니 잘 관리해야겠죠?
그리고 우리 사무실에 책상이 몇 개있는지, 컴퓨터는 몇 대 있는지, 캐비넷은 몇 개 있는지 등등 재고관리대상 물품의 담당자도 서무입니다.
되게 뭔가 중요한 것처럼 느껴지지만, 문서고, 비품 등의 보안과 재고 수량 내용연수 등은 전임자가 파악해 놓은 자료 시간 날 때 확인 해보면 되고, 나중에 닥쳐서 해도 됩니다.
다 때되면 하게 되어있습니다. ㅎㅎ
5. 급여
지자체마다 다른데, 서무가 각 실과에서 계산해서 지출부서에 넘기는 곳이 있고, 총무과나 인사부서 같은 어느 한 부서에서 총괄로 담당하는 경우가 있습니다. 후자의 경우에는 서무의 업무가 하나 줄어들겠죠.
급여 업무는 부서원들의 급여나 수당 등을 지급하는 업무입니다. 그렇다고 엑셀에서 일일히 계산해서 주는 그런 일은 아니고, 보통 '인사행정시스템'같은 프로그램에서 거의 자동으로 계산을 해줍니다. 어려운 일 아니고 변동사항이 잘 반영되어 있는지 확인을 잘 하면 됩니다.
급여나 수당 계산해야 하는 말일이나, 16 ~ 18일은 휴가 못냅니다. 돈 줘야하니까요. ^^
6. 비상순번 정리 등 기타 잡무
비상순번을 정하는 일같은 잡다한 업무입니다. -> 지방 공무원 비상근무 - 기준과 근무순서 등 참고
생각나는 대로 적어보면,
- 인사이동이 있을 때, 사무실 앞에 걸려 있는 조직도를 바꾸는 일.
- 결재시스템에 사람 보내고 받아서 순서대로 정리하기.
- 발령난 신규직원 인사과가서 데려오기.
- 다른 직원 근평 뭐 받았나 몰래 보기.
- 취합문서 자간이나 줄간격 바꾼 직원 추적하여 엄벌에 처하기.
이처럼 서무의 업무는 참 다양하고 각 지자체마다 각 부서마다 조금씩 다 다릅니다. 두서 없이 서무에 대한 글을 써보았는데 궁금증이 조금은 풀리셨나요?
예전에는 국서무를 제외하고는 거의 사무실 막내에게 서무를 줬었는데, 요즘에는 그렇지 않은가 보더군요. 업무의 난이도는 낮지만 귀찮은 일도 많고 하지만 직원들은 물론이고 사무실 전반에 대해서 챙겨야 하는 일이 많으니 그런가 싶습니다.
다음 글에서는 서무의 장단점에 대해서 알아봅시다.
참고
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